Indicadores para academias: como encontrar os números do seu negócio

E aí, gestor, como está a sua academia?!

Não importa a resposta, importa se você tem propriedade e certeza para afirmar se tá tudo bom ou ruim. Muita gente reclama tendo um ótimo resultado, mas muito mais gente comete um erro muito pior. Acha que as coisas vão bem enquanto a academia está falindo aos poucos.

Para evitar um desastre na gestão, a melhor coisa é fazer um acompanhamento constante dos resultados. Esse acompanhamento deve ser feito através da medição de indicadores.

Nesse artigo sobre indicadores nós vamos ver:

  • A importância dos dados
  • O que são indicadores para academias
  • Encontrando os indicadores da sua academia
  • Como fazer o acompanhamento dos dados
  • Como estabelecer metas realísticas
  • O bom, o necessário e o vital
  • Conclusão

O principal erro da maioria dos gestores de academia é dizer: “eu tenho todos os números da academia na minha cabeça”. Essa frase ou retrata algo impossível ou que o gestor está trabalhando com muitos poucos dados.

A importância dos dados

Dados são informações para qualquer negócio. São importantes desde o dia que você decide abrir a academia até para mantê-la aberta e lucrativa.

Através dos dados você consegue entender qual a quantidade de alunos que você precisa para manter a operação, para ter lucro e para crescer substancialmente.

Na prática os dados são informações básicas ou complementares que te ajudam a construir uma fórmula base como este exemplo a seguir:

 

PÚBLICO ALVO X TICKET MÉDIO = CUSTO DE OPERAÇÃO + LUCRO


Plano de ação: Responda às seguintes perguntas.

  1. Quais são os dados que são trabalhados hoje na sua academia?
  2. Caso sua academia desaparecesse e você fosse fundar uma nova, que informações te ajudariam nesse processo?
  3. Quais são os números que mantém a sua academia operando.


O que são indicadores para academias

Basicamente um indicador é a transformação de uma série de acontecimentos em números de fácil visualização. Eu explico. Não é prático você visualizar a quantidade de clientes que compareceram às aulas de ginástica. Mas é prático você ter a média de clientes por aula, média por modalidade, média por professor. Dessa forma você pode identificar qual professor performa bem e qual deve ser trabalhado para se tornar um ativo valioso. Qual modalidade está funcionando e qual pode ser trocada de horário ou até dar espaço para uma nova aula.

Para ter um uso claro da utilização do indicador é interessante que você entenda, desde o início, de onde vem a informação e o que será feito com ela. Por exemplo:

Informações:

Média de clientes por aula

Modalidades da academia

Professores da academia

Horários das aulas

Informação aplicada:

Média de Clientes x Modalidade

Média de Clientes x Professor

Média de Clientes x Horário

Note que estes são dados quantitativos, ou seja, são dados que não levam em consideração o mais importante para o cliente, que é a qualidade da aula. Mas sim, ela irá identificar que há um professor que espanta alunos se notas que a média de alunos de um professor é bem inferior à média de outro.

O ideal é além dos dados quantitativos é você também analisar a qualidade dos serviços prestados. Isso pode ser feito utilizando a ferramenta NPS. O Net Promoter Score é um indicador que mede a satisfação de seus clientes em algum ponto específico (uma aula ou um professor) ou também de forma global medir se algum cliente está feliz com a sua academia.

Para saber mais sobre o NPS você pode verificar o artigo:

Descubra como medir a satisfação do seu cliente utilizando a ferramenta NPS no EVO

Você pode trabalhar dados de diversos segmentos da sua academia como:

  • Recepção
    • Quantidades de visitas espontâneas
    • Quantidades de tours realizados
    • Quantidades de fechamentos de contratos (por dia, por semana, por mês, por ano, comparação com períodos do ano passado).
  • Musculação
    • Quantidade de clientes por hora
    • Quantidade de clientes atendidos por instrutor
  • Ginástica
    • Quantidade de alunos por aula;
    • Quantidade de alunos por instrutor;
    • Modalidades mais lucrativas.
  • Pessoal
    • Performance individual por profissional;
    • Performance coletiva por setor;
    • Custo de cada setor.
  • Espaço
    • Taxa de ocupação por metro quadrado;
    • Retorno sobre investimento por metro quadrado.
  • Vendas
  • Quantidades de fechamentos de contratos (por dia, por semana, por mês, por ano, comparação com períodos do ano passado);
  • Quantidades de cancelamento de contratos (por dia, por semana, por mês, por ano, comparação com períodos do ano passado);
  • Quantidade de contratos fechados por vendedor;
  • Taxa de conversão visitas x vendas;
  • Financeiro;
  • Receita x despesas;
  • Faturamento global.

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Encontrando os indicadores da sua academia

Sua academia é como se fosse uma pessoa que pode ficar doente ou ser plenamente saudável. A saúde plena de uma pessoa transcende a saúde do corpo físico, isto é, ela leva em conta todas as áreas da vida da pessoa. Se a pessoa está em dia com seu corpo e não cuidar da saúde mental ou da saúde profissional, pode ser que sua saúde seja impactada.

O mesmo acontece em sua academia. Uma recepção ruim vai influenciar na quantidade de clientes se matriculando em sua academia, prejudicando o andamento sistêmico do negócio.

A primeira coisa a enxergar é: quais as áreas que compõem o sistema da sua academia. Do primeiro ao último

Plano de ação:

  • Junte o seu time todo e passe setor por setor da sua academia. Investigue tudo que pode ser medido com o time.
  • A cada mês, junte o seu time, exponha os indicadores e converse sobre quais indicadores não estão sendo úteis e devem ser abordados de outra forma. Nesse outro artigo nós ensinamos você a escolher melhor os indicadores de sua academia.

Como escolher os melhores indicadores para academias?

 

Como fazer o acompanhamento dos dados

Você pode apelar para três tipos de soluções para realizar o acompanhamento dos dados da sua academia. Tem gente que teima em utilizar soluções analógicas para acompanhar alguns processos, como cadernos, diários ou agendas. Mas esse é um método muito complicado de se fazer funcionar.

Outro método utilizado é o uso de planilhas como de Excel, programa pago, e Google Sheets, solução gratuita. O problema é que se você quiser ter visualização panorâmica e em tempo real da sua academia, ele não vai te entregar. Assim como alimentação confusa e constante de dados.

A recomendação é que você evite as planilhas genéricas e os cadernos pautados e trabalhe com profissionalismo e efetividade. A melhor forma é, sem dúvida, utilizar um software de gestão de academias. Soluções específicas, como o EVO, te possibilitam acompanhar todos os indicadores da sua academia em um só lugar.

Plano de ação: Liste todos os indicadores necessários para a sua academia e entre em contato com analistas do EVO. Eles vão saber te informar se o EVO cobre todas as suas necessidades e ainda vão sugerir uma série de outros dados importantes para o seu negócio.

 

Como estabelecer metas realísticas

Você deve tomar muito cuidado na hora de definir metas. Lembre-se que meta não é sinônimo de vontade. Meta é e deve ser um número alcançável e sobretudo deve ser um número que, se batido, não prejudique o seu negócio.

Imagine que um gestor tenha uma academia com ocupação máxima de 50 pessoas simultâneas e faça uma ação de vendas e consiga vender 500 contratos para clientes que virão, em sua maioria, na hora de pico. Imagine a quantidade de pessoas que não conseguirão treinar como gostariam.

Um ponto importante sobre metas é você não “chutar alto”. Se seu time consegue vender 50 planos por mês, você tem direito e dever de aumentar essa meta, mas de forma realista, por exemplo aumentando 20% ou 30%, mas fica complicado para quem já está performando bem conseguir vender 150 contratos.

Eu usei como exemplo o estabelecimento da meta de vendas, mas todo setor precisa de metas. O professor de ginástica precisa de metas, assim como o professor da musculação precisa delas.

Existem casos de uma academia nos Estados Unidos que mediu os bíceps de todos os praticantes de musculação e depois de 30 dias, após nova medição analisou que o tamanho dos bíceps médio havia aumentado em 2 centímetros. Essa informação foi comunicada nas redes sociais e nos folhetos da academia gerando diversas vendas.

 

Outros indicadores criativos:

  1. Centímetros abdominais eliminados;
  2. Redução de taxa de risco de cardiopatia;
  3. Quilômetros corridos nas esteiras;
  4. Quantidade de finalizações no Jiu Jitsu;
  5. Músicas executadas na ginástica;
  6. Quantidade de amigos recomendados;
  7. Quantidade de quilômetros nadados;
  8. Quantidade de saltos em trampolins;

E o que mais sua criatividade mandar.

Plano de ação:

Analise com seu time metas individuais e metas coletivas;

Premie quem sempre bate suas metas e aumente-as suavemente se possível;

Corrija e converse com quem não bate suas metas;

Seja criativo na hora de definir os indicadores de sua academia.

Material de Referência: Indicadores para Academias: o que você mede é realmente essencial?


O bom, o necessário e o vital

Na hora de determinar os indicadores que irão nortear a construção de resultados de sua academia, defina a prioridade de cada indicador. Invista algum tempo definindo quais são os indicadores mais importantes. Por exemplo, separe os indicadores em vital muito importante e importante. Não perca tempo medindo e analisando o que não impacta o seu negócio.

  • Alguns indicadores são vitais para a sua academia e a existência do seu negócio depende deles.
  • Outros indicadores são necessários, eles podem não ser vitais para a existência da sua academia, mas são importantes para o crescimento do negócio.
  • Alguns outros indicadores podem não ser vitais e sequer influenciar no crescimento da academia, mas são indicadores auxiliares.

É muito importante qualificar cada um dos indicadores justamente por motivo de foco e para não investir tempo demais em itens que não carecem de muita atenção.

Plano de ação: tabele todos os indicadores da sua academia e os qualifique em uma escala de importância e não tenha dó de abandonar os indicadores que não impactam o resultado.

Material de Referência: Como escolher os melhores indicadores para academias?


Conclusão

O fator que todo negócio de sucesso tem em comum é justamente ter à frente do negócio um gestor com riqueza de informações e um time que sabe o que fazer para alcançar as metas estabelecidas.

Tenha certeza que os indicadores bem escolhidos e monitorados de perto te permitirão construir junto com seu time um cenário realmente próspero para a sua academia.

Convidamos você a conhecer o EVO, a plataforma perfeita para todo gestor de academia que deseja uma gestão excelente e realmente construtora de resultados. Para saber mais, clique aqui.

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